سنڌيءَ ۾ گڏجاڻيءَ جي ڪارروائي (Minutes) لکڻ جو فن ۽ ان جا اصول
(Techniques and Principles of Minutes Writing of a Meeting in Sindhi)
خالد آزاد
Abstract:
The recording or taking ‘The Minutes of meeting' is basically an art in itself. This discipline, definitely, follows some particular techniques and principles. It is a historic fact that most of the British colonized communities got almost all the disciplines of official writings and their related techniques from the English language. Therefore, the art of recording minutes and its techniques and set principles in English were copied by these bi-lingual British colonial communities for local official language. The developing countries not only adopted the techniques and principles but also implemented the same after interpreting according to their own linguistic requirements. Hence, the transmission and spread of knowledge among different languages go on indefinitely. Similarly, we have also been recording the minutes of meetings in Sindhi language by adopting the criteria and rules described in English language and followed in the British India and later our newly independent country Pakistan. In this paper, an attempt has been made to explain the techniques and principles of writing the minutes of meeting in Sindhi Language.
1. مسئلي جو بيان(Question of Problem) : هڪ اجلاس يا گڏجاڻيءَ جي ڪارروائي(Minutes) لکڻ، ٽيڪنيڪي طور هڪ ڌار علم ۽ فن آهي، ۽ ان جا ڪي قاعدا ۽ اصول مرتب ٿيل آهن. جيئن ته لکپڙهه سان لاڳاپيل گهڻي ڀاڱي سمورا علم ۽ فن، انگريزي زبان مان ۽ اولهه کان ئي آيل آهن، ان ڪري اجلاس يا گڏجاڻيءَ جي ڪارروائي(Minutes) لکڻ جا اصول ۽ قاعدا به دراصل انگريزيءَ ۾ ئي وضع ڪيل آهن. انهن ئي اصولن ۽ قاعدن کي اپنائيندي، دنيا جا ٻيا ملڪ ۽ قومون، پنھنجن پنھنجن ٻولين ۾، ان علم ۽ فن جي تشريح ۽ ترجمو ڪندا رهندا آهن، ۽ اهڙيءَ طرح نون علمن ۽ فنن بابت ڄاڻ جو اُهو سلسلو، هڪ ٻوليءَ کان ٻي ٻولي ۽ هڪ قوم کان ٻي قوم تائين هلندو رهي ٿو. ساڳيءَ طرح سنڌيءَ ۾ پڻ اسان، انگريزيءَ ۾ متعارف ٿيل اصولن ۽ قاعدن کي آڏو رکي، گڏجاڻين ۽ اجلاسن جون ڪارروايون لکندا رهندا آهيون. هن تحقيقي مضمون ۾ اجلاس يا گڏجاڻيءَ جي ڪارروائي لکڻ جي فن ۽ قاعدن توڙي اصولن بابت، سنڌيءَ ۾ هر ممڪن ڄاڻ ڏيڻ جي ڪوشش ڪجي ٿي.
دنيا ۾ متعارف ٿيندڙ نون علمن ۽ فنن کي پنھنجي پنھنجي ٻوليءَ ۾ منتقل ڪرڻ جو ڪم، اتي جا ادارا ۽ لئنگئيج اٿارٽيون (Language Regulators) ڪنديون آهن. روسي، اسپيني، فرانسيسي، چيني، عربي، ملئي، جرمن يا جپاني وغيره دنيا جون اهي سڌريل ٻوليون آهن، جن جي ادارن ۽ اٿارٽين وٽ، دنيا ۾ متعارف ٿيندڙ هر نئين علم ۽ فن کي پنھنجي ٻوليءَ ۾ منتقل ڪرڻ لاءِ هڪ مربوط نظام موجود آهي. جيئن ئي انگريزي يا ڪنھن ٻي سڌريل ٻوليءَ ۾ ڪنھن نئين علم يا فن بابت ڪو مواد ڇپجي ٿو ته ٻئي ڏينھن اهو مواد انهن ٻولين ۾ ترجمو ۽ تشريح ٿي وڃي ٿو. دراصل لئنگئيج اٿارٽين جو مکيه ڪم، دنيا ۾ متعارف ٿيندڙ نون علمن ۽ فنن کي پنھنجي ٻوليءَ ۾ منتقل ڪرڻ به آهي ته جيئن ان ٻوليءَ جا ڳالهائيندڙ ۽ سمجهندڙ، دنيا ۾ ٿيندڙ نئين علم، تحقيق، ترقي ۽ ايجادن کان آگاهه ٿي سگهن.
2. پسمنظر(Background) : اجلاس يا گڏجاڻيءَ جي ڪارروائي لکڻ به هڪ الڳ فن ۽ علم آهي، جنھن جي شروعات يقيناً انگريزي زبان کان ئي ٿي آهي. گڏجاڻين يا اجلاسن جي ڪارروائي لکڻ واري هن ڪم کي ‘Minutes‘ ڇو چيو ويندو آهي يا Minutes جو واسطو ڪٿي ’وقت‘ ڏيکاريندڙ ’مِنٽ‘ سان ته نه آهي؟ ان سلسلي ۾ جڳ مشھور ويب سائيٽ www.todayifound.com هڪ سوال جي جواب ۾ لکي ٿي:
“In fact, the “minutes” here have nothing to do with time, but rather “small”, as in “minute” (my-newt). “Minutes” in this sense first popped up in the early 18th century, possibly directly from the Latin “minuta scriptura”, meaning “small notes” or just “minuta”, meaning “small” or possibly via the 16th century “minute” definition of “rough draft” from the preceding Latin. (1)”
) لفظ ’منٽس‘ جو واسطو ’وقت واري مِنٽ‘ سان نه آهي، بلڪه ان جو مطلب ’منٽ‘ وانگر ئي ’ننڍڙو يا مختصر‘ آهي.’منٽس‘ (Minutes) جو اصطلاح ان معني ۾ 18 صدي عيسويءَ ڌاري سامهون آيو، جيڪو ممڪن آهي ته سڌيءَ طرح لاطيني ٻوليءَ جي اصطلاح minuta scriptura مان نڪتل هجي، جنھن جي معني’مختصر نوٽس‘ يا ’ننڍڙي لکڻي‘آهي، يا صرف minuta جنھن جي معني ’ننڍو‘ يا ’ننڍڙو‘ آهي. ٻئي پاسي ممڪن آهي ته هي لفظ 16 هين صديءَ جي لفظ ’منٽ‘ مان نڪتل هجي، جنھن کي لاطيني ٻوليءَ ۾ ’ڪچي لکڻي‘ يا ’رف ڊرافٽ‘ چيو ويندو هو. (
ساڳيءَ طرح جڳ مشھور ويب سائيٽ وڪيپيڊيا، ان ڳالهه جي تصديق ڪندي لکي ٿي:
“The name "minutes" possibly derives from the Latin phrase minuta scriptura (literally "small writing") meaning "rough notes". (2)”
)لفظ ’منٽس‘ ممڪن آهي ته لاطيني اصطلاح minuta scriptura مان نڪتو هجي، جنھن جي معني ’مختصر نوٽس يا لکڻي‘ يا ’ڪچي لکڻي‘ (رف) ٿي سگهي ٿي(.
اهڙيءَ طرح واضح ٿيو ته انگريزي لفظ Minutes جو واسطو ’وقت‘ واري ’منٽ‘
سان نه آهي، پر دراصل هي لفظ لاطيني ٻوليءَ جي اصطلاح minuta scriptura مان نڪتل آهي، جنھن جي معني ’مختصر نوٽس يا لکڻي‘ يا ’ڪچي لکڻي‘ (رف) ٿي سگهي ٿي. لاطيني ٻوليءَ ۾ هي اصطلاح، ان معني ۾ 16 صدي عيسويءَ ۾ استعمال ٿيڻ لڳو.
’گڏجاڻيءَ جي ڪارروائي‘ يا ’منٽس‘ بابت جڳ مشھور برطانوي ويب سائيٽ www.resourcecentre.org.uk لکي ٿي:
“Minutes are simply notes taken during the meeting to remind you what was discussed and agreed. They don’t need to be long or complicated, in fancy language or perfect grammar. They do need record clearly and simply what decision were made at the meeting and who is going to carry them out. (3)”
) گڏجاڻيءَ جي ڪارروائي يا ’منٽس‘اصل ۾ گڏجاڻيءَ دوران ورتل انهن مکيه نُڪتن کي چئجي ٿو، جيڪي توهان کي ياد ڏيارين ته ڪھڙيون ڳالهيون بحث هيٺ آيون ۽ ڪھڙين ڳالهين تي اتفاق ٿيو. ضروري نه آهي ته اجلاس جي ڪارروائي طويل ۽ پيچيده هجي ۽ ان جي ٻولي ڏُکي ۽ گرامر جي اصولن موجب هجي، بلڪه گڏجاڻيءَ جي ڪارروائي واضح ۽ عام فھم هجڻ گهرجي ته جيئن ان ڳالهه کي سمجهي سگهجي ته گڏجاڻيءَ دوارن ڪھڙي ڳالهه جو فيصلو ٿيو ۽ ان تي عمل جي ذميواري ڪنھن جي آهي.(
مٿين حوالن کي نظر ۾ رکندي ’گڏجاڻيءَ جي ڪارروائي لکڻ‘ جي وصف هيٺين ريت ٿي سگهي ٿي:
3. وصف (Definition): ڪنھن به گڏجاڻي يا اجلاس جي ڪارروائيءَ جي لکت واري رڪارڊ کي ’منٽس‘ (Minutes) چيو ويندو آهي، جنھن ۾ گڏجاڻيءَ جي منعقد ٿيڻ جي تاريخ، وقت ۽ هنڌ، شرڪت ڪندڙن ۽ نه ڪندڙن بابت آگاهي، اجلاس جي پيشنامي (Agenda) ۽ ان جا اسم، شرڪت ڪندڙن جي راين ۽ بحث جا مکيه نُڪتا ۽ آخر ۾ اتفاق سان ٿيل فيصلا قلمبند ڪيا ويندا آهن. سنڌيءَ ۾ ان کي ’اجلاس يا گڏجاڻيءَ جي ڪارروائي‘ ۽ اردوءَ ۾ ’اجلاس ڪي ڪارروائي‘ چيو ويندو آهي. انگريزيءَ ۾ ان کي مختصر طور MoM يعني ‘Minutes of Meeting’ به چيو ويندو آهي.
سنڌ ۾ سرڪاري توڙي خانگي ادارن، بورڊن، اٿارٽين، يونيورسٽين، ڪارپوريشنن ۽ تنظيمن اندر اجلاسن ۽ گڏجاڻين جو سلسلو هلندو رهي ٿو، جن جون ڪارروايون اڪثر ڪري انگريزي زبان ۾ لکيون وينديون رهيون آهن، جڏهن ته ڪي ادارا اردوءَ ته چند ادارا سنڌيءَ ۾ پنھنجن گڏجاڻين جون ڪارروايون لکندا رهيا آهن.گڏجاڻي يا اجلاس جي ڪارروائي اداري يا تنظيم جا سيڪريٽري لکندا آهن، جڏهن ته ان مقصد لاءِ ڪو خاص ماڻهو به مقرر ڪري سگهجي ٿو، جنھن کي ’ڪارروائي لکندڙ‘ (Minutes recorder) به چيو ويندو آهي. ڪارروائي لکڻ واري هن عمل لاءِ انگريزيءَ ۾ Minutes Recording, Minutes Taking ۽ Minutes Writing جا اصطلاح مروج آهن، جڏهن ته سنڌيءَ ۾ ’منٽس لکڻ‘ ۽ ’ڪارروائي لکڻ‘ جا اصطلاح مستعمل آهن.
4. ڪورم (Quorum): ’ڪورم‘ انگريزي اصطلاح آهي، جنھن مان مُراد ’ميمبرن جو اهو گهٽ ۾ گهٽ انگ آهي، جيڪو گڏجاڻيءَ جي ڪارروائي هلائڻ لاءِ ڪافي هجي. ان سلسلي ۾ اردوءَ جي مشھور ويب سائيٽ www.urduinc.com لکي ٿي:
"ارکان کی وہ مقدار جو جس کے لیے ضروری ہو، اجلاس عدالت یا مجلس شرکاء میں اتنے اشخاص کی موجودگی جو اجرائے کار کے لیے کافی ہے، کسی مجلس یا انجمن وغیرہ کے ارکان کی وہ تعداد جس کی موجودگی کے بغیر جلسہ یا انجمن کی کوئی کارروائی جائز نہیں ہو سکتی۔" (4)
’ڪورم‘ ڪل ميمبرن جي هڪ ڀاڱي ٽي جي تعداد تي ٻڌل هوندو آهي، يعني جيڪڏهن ڪنھن به گڏجاڻيءَ ۾ شريڪ ميمبرن جو تعداد هڪ ڀاڱي ٽي هوندو ته اها گڏجاڻي پنھنجو ڪاروبار هلائي سگهندي، ٻي صورت ۾ گڏجاڻيءَ جي قانوني حيثيت نه هوندي.
5. گڏجاڻيءَ جي ڪارروائي لکڻ: (Minutes Writing /Minutes Taking): سنڌيءَ ۾ هڪ گڏجاڻيءَ جي ڪارروائي لکڻ لاءِ هيٺين مرحلن بابت ڄاڻ جو هجڻ ضروري آهي:
الف: تمھيد ٻڌڻ ۽ شرڪت ڪندڙن بابت آگاهي ڏيڻ: گڏجاڻي يا اجلاس جي ڪارروائي لکڻ دوران سڀ کان بنيادي يا پھريون ڪم ’تمھيد ٻڌڻ‘ يعني ’شروعاتي بيان ڏيڻ‘ هوندو آهي، جنھن ۾ گڏجاڻي منعقد ٿيڻ جي تاريخ ۽ هنڌ بابت آگاهي، شرڪت ڪندڙن بابت ڄاڻ ۽ گڏجاڻيءَ جي صدارت ڪندڙ جو اطلاع شامل هوندو آهي. گڏجاڻيءَ ۾ شرڪت ڪندڙن جا نالا ۽ عھدا به هڪ ترتيب سان لکيا ويندا آهن، جھڙوڪ: سڀ کان پھرين گڏجاڻيءَ جي صدارت ڪندڙ جو نالو ۽ عھدو، بعد ۾ ميمبرن جا نالا ۽ آخر ۾ ڪميٽيءَ جي سيڪريٽريءَ جو نالو لکيو ويندو آهي. ميمبرن جي نالن جي ترتيب عھدي، اسڪيل يا علمي قابليت ۽ عمر جي لحاظ سان ڏني ويندي آهي، جنھن ۾ پسند يا نا پسند شامل نه هوندي آهي. مثال طور: سنڌي ادبي بورڊ جي اسٽيئرنگ ڪميٽيءَ جي گڏجاڻيءَ جي ڪارروائي لکڻ لاءِ اسان کي هيٺينءَ ريت تمھيد ٻڌڻي پوندي:
مثال (1): گڏجاڻيءَ جي ڪاروائي لکڻ دوارن تمھيد ٻڌڻ يا شروعاتي بيان ڏيڻ جو نمونو
] سنڌي ادبي بورڊ جي اسٽيئرنگ ڪميٽيءَ جي گڏجاڻي پيشنامي (ايجنڊا) مطابق، تاريخ --------- تي، جناب ----- جي صدارت ۾، بورڊ جي آفيس، ڄامشوري ۾ ٿي گذري، جنھن ۾ هيٺينءَ ريت شرڪت رهي:
جناب چيئرمئن
جناب ميمبر
جناب ميمبر
جناب ميمبر
جناب سيڪريٽري[
(ب) شرڪت نه ڪري سگهندڙن بابت آگاهي ڏيڻ: جيڪڏهن ڪو به ميمبر، ڪنھن به سبب جي ڪري گڏجاڻيءَ ۾ شرڪت نه ڪري سگهيو آهي ته ان جي آگاهي ڏيڻ به گڏجاڻيءَ جي ڪارروائي لکڻ جو هڪ بنيادي اصول آهي. هي آگاهي، تمھيد ٻڌڻ ۽ شرڪت ڪندڙن جي آگاهي ڏيڻ کان پوءِ ستت ئي ٻي پئرا ۾ ڏني ويندي آهي، ان ڪري هڪ ڪارروائي لکندڙ کي گهُرجي ته هو شرڪت نه ڪري سگهندڙن بابت هيٺينءَ ريت آگاهي ڏئي، جھڙوڪ:
مثال 02: گڏجاڻيءَ ۾ شرڪت نه ڪري سگهندڙن جو اطلاع ڏيڻ
] ڪميٽيءَ جا ميمبر جناب ......... جناب ......... ۽ جناب ... مختلف سببن جي ڪري گڏجاڻيءَ ۾ شرڪت نه ڪري سگهيا، جنھن جو اطلاع اڳواٽ ڏنو ويو هو. هن اطلاع کي رڪارڊ تي رکيو وڃي.[
شرڪت نه ڪري سگهندڙن بابت آگاهيءَ کان پوءِ باضابطه طور گڏجاڻي شروع ڪئي ويندي آهي، جيڪا پوءِ اسم وار هلندي آهي، ان ڪري گڏجاڻيءَ جي ڪارروائي پڻ اهڙيءَ ريت اسم وار لکي ويندي آهي.
(ج) اسم وار گڏجاڻيءَ جي ڪارروائي لکڻ: جيئن مٿي ذڪر ڪري آيا آهيون ته باضابطه طور تي گڏجاڻي اسم وار هلندي آهي ۽ ان جي ڪارروائي پڻ اسم وار ئي لکي ويندي آهي، ان ڪري ڪميٽيءَ جي سيڪريٽري يا گڏجاڻيءَ جي ڪارروائي لکندڙ کي، ان ڏس ۾ ٽن اهم نُڪتن، يعني (1) ’اسم پيش ڪرڻ‘، (2) ’اسم تي بحث ڪرڻ ۽ راءِ ڏيڻ‘، ۽ (3) ’فيصلو ڪرڻ‘ کي ذهن ۾ رکڻ ضروري آهي:
• اسم پيش ڪرڻ: گڏجاڻيءَ دوران اسم پيش ڪرڻ، ڪميٽيءَ جي سيڪريٽريءَ جو ڪم هوندو آهي، جڏهن ته ڪِن صورتن ۾ گڏجاڻيءَ جي سربراهي / صدارت ڪندڙ به ڪميٽيءَ آڏو ڪو اسم پيش ڪري سگهي ٿو. ڪميٽيءَ جو سيڪريٽري، ڪميٽيءَ آڏو اسم پيش ڪندو ۽ ان بابت ضروري وضاحت ڏيندو، جنھن کان پوءِ ان تي بحث ٿيندو آهي.
• اسم تي بحث ڪرڻ: ڪميٽيءَ جي سيڪريٽري يا صدارت ڪندڙ پاران اسم پيش ڪرڻ کان پوءِ ان تي بحث ۽ رايا شروع ٿيندا آهن. بحث لاءِ اصولي طور ساڄي کان کاٻي پاسي ويٺل ميمبر، واري واري سان پنھنجي راءِ ڏيندا آهن. ڪارروائي لکندڙ، ان بحث ۽ راين جا مکيه نُڪتا نوٽ ڪندو ويندو ۽ انهن کي بعد ۾ پنھنجي ڪارروائي ۾ قلمبند ڪندو. هتي اها ڳالهه واضح ڪجي ٿي ته ڪارروائي لکندڙ، گڏجاڻيءَ دوران ٿيندڙ سموري بحث کي پنھنجي ڪارروائيءَ ۾ شامل نه ڪندو، بلڪه بحث جا مکيه نُڪتا نوٽ ڪري، انهن کي قلمبند ڪندو. گڏجاڻين جي ڪاررواين دوران بحث مباحثي کي سھيڙي لکڻ جي سلسلي ۾ جڳ مشھور برطانوي ويب سائيٽ www.resourcecentre.org.uk لکي ٿي:
“One of the difficult thing about taking minutes is knowing what to write down and what to leave out. Keep these central points in mind:
Don’t try to write everything down. It’s imposable and not useful. Minutes are not a below by below disruption of what was said.
Concentrate on what has been decided and who is going to do it. The purpose of minutes is to record decision and actions agreed by the meeting.”(5)
)ڪارروائي لکڻ دوران سڀ کان ڏکيو مرحلو اهو آهي ته گڏجاڻيءَ ۾ ٿيل بحث منجهان ڪھڙيون ڳالهيون لکجن ۽ ڪھڙيون ڇڏي ڏجن. ان لاءِ هيٺين مکيه نُڪتن کي ذهن ۾ رکڻ ضروري آهي:
هر ڳالهه لکڻ جي ڪوشش نه ڪريو. اهو عمل ممڪن ۽ فائديمند نه آهي. ’ڪارروائيءَ‘ ۾ گڏجاڻيءَ دوران ٿيل هر ڳالهه لفظ به لفظ لکڻ جي ضرورت نه آهي.
ان ڳالهه تي ڌيان ڏيڻ جي ضرورت آهي ته گڏجاڻيءَ دوران ڪھڙا فيصلا ٿيا ۽ انهن تي عمل جي ذميواري ڪنھن جي آهي. ڪارروائي لکڻ جو مقصد، گڏجاڻيءَ ۾ ٿيل فيصلا ۽ انهن تي عملي قدم کڻڻ آهي، جن تي گڏجاڻيءَ ۾ اتفاق ٿيو هجي.(
• فيصلو ڪرڻ: ڪنھن به اسم تي بحث مباحثي کان پوءِ فيصلو ڪيو ويندو آهي، جنھن جو اختيار گڏجاڻيءَ جي سربراهي يا صدارت ڪندڙ وٽ هوندو آهي. صدارت ڪندڙ ، اسم تي ٿيل سموري بحث کي سھيڙي فيصلو ڏيندو، جيڪو ڪارروائيءَ ۾ لکيو ويندو. هتي اها ڳالهه واضح ڪجي ٿي ته فيصلو لفظ به لفظ لکيو ويندو آهي ته جيئن ان تي واضح نموني عمل ڪري سگهجي.
6. رواجي اسمن تي بحث ۽ فيصلا لکڻ: واضح رهي ته هرگڏجاڻيءَ جو پھريون اسم’گذريل گڏجاڻيءَ جي ڪارروائي منظور ڪرڻ‘ ۽ ٻيو اسم ’گذريل گڏجاڻيءَ جي ڪارروائيءَ تي عملي قدمن جي رپورٽ پيش ڪرڻ‘ هوندو آهي، ان ڪري پھرئين ۽ ٻئي اسم تي بحث ان ڪري به گهٽ ٿيندو آهي، جو اهي ٻئي اسم ۽ انهن سان لاڳاپيل مڪمل تفصيل، ورڪنگ پيپر سان گڏ اڳواٽ ئي ميمبرن ڏانهن موڪليل هوندا آهن. گڏجاڻيءَ ۾ انهن جي رڳو توثيق ۽ تصديق ئي ڪرڻي هوندي آهي- يا وري جيڪڏهن ڪارروائي لکندي ڪا ڳالهه رهجي وئي آهي ۽ ان جي نشاندهي ڪنھن ميمبر پاران ڪئي وئي آهي ته، ان تي بحث ٿيندو، ٻي صورت ۾ ڪارروائي جيئن جو تيئن منظور ڪئي ويندي آهي. رواجي اسمن مان آخري اسم ’گڏجاڻيءَ جي سربراهي ڪندڙ جي صوابديد تي منحصر‘ هوندو آهي. جيڪڏهن گڏجاڻيءَ جي سربراهي ڪندڙ اجازت ڏئي ته بروقت ڪو اسم بحث ۽ فيصلي لاءِ پيش ڪري سگهجي ٿو. اهڙي اسم کي ’آخري يا صوابديدي اسم‘ چيو ويندو آهي. ٽنهي اسمن جا مثال هيٺ ڏجن ٿا:
مثال 03: اسم پھرئين تي ٿيندڙ بحث ۽ فيصلي جو نمونو
] اسم پھريون: گذريل گڏجاڻي، مورخه ... جي ڪارروائي منظوريءَ لاءِ پيش ڪرڻ
• فورم جي سيڪريٽري صاحب ڪميٽيءَ کي آگاهه ڪيو ته گذريل گڏجاڻي، مورخه ..... جي ڪارروائي، گڏجاڻيءَ کان پوءِ ستن ڏينھن اندر ميمبر صاحبان ڏانهن موڪلي ويئي هئي. ميمبرن پاران ڪارروائيءَ جي ڪنھن به نڪتي تي ڪو اعتراض يا ڪو مشاهدو سامهون نه آيو آهي، ان ڪري ڪارروائي منظوريءَ لاءِ پيش ڪجي ٿي.
• ناڻي کاتي جي نمائندي به ڪارروائيءَ جي درست رڪارڊ ٿيڻ جي تصديق ڪئي.
• تعليم کاتي ۽ ثقافت کاتي جي نمائندي چيو ته گذريل گڏجاڻيءَ جي ڪارروائي درست رڪارڊ ٿي آهي، ان ڪري ان کي منظور ڪيو وڃي.
• ٻين ميمبرن به ان ڳالهه جي تائيد ڪئي ۽ هيٺينءَ ريت فيصلو ڪيو ويو
فيصلو (1) گذريل گڏجاڻي، مورخه ... جي ڪارروائي منظور ڪجي ٿي.[
مثال 04: اسم ٻئين تي ٿيندڙ بحث ۽ فيصلي جو نمونو
] اسم ٻيون: گذريل گڏجاڻي، مورخه ... ۾ ڪيل فيصلن تي کنيل عملي قدمن جي رپورٽ پيش ڪرڻ
• سيڪريٽري صاحب، گذريل گڏجاڻي، مورخه ..... تي ڪيل فيصلن تي کنيل عملي قدمن جي رپورٽ پڙهي ٻڌائي.
• تعليم کاتي جي نمائندي چيو ته جن فيصلن تي عملي قدم کڄي نه سگهيا آهن، تن تي جلد عمل ڪرڻ گهرجي.
• ثقافت کاتي جي نمائندي به ان ڳالهه جي تائيد ڪئي.
• اڪثر ميمبرن فيصلن تي کنيل عملي قدمن جي رپورٽ کي اطمينان بخش قرار ڏنو ۽ هيٺينءَ ريت فيصلو ڪيو ويو:
فيصلو (2) گذريل گڏجاڻي، مورخه ... ۾ ڪيل فيصلن تي کنيل عملي قدمن جي رپورٽ منظور ڪجي ٿي، رهيل فيصلن تي جلد عمل ڪيو وڃي.[
مثال: 04 صوابديدي اسم تي ٿيندڙ بحث ۽ فيصلي جو نمونو:
] اسم آخري: ڪميٽيءَ جي سربراهه/صدارت ڪندڙ جي اجازت سان ڪو ٻيو اسم
• فورم جي سيڪريٽري صاحب آگاهي ڏني ته معززميمبرIII اداري پاران اڳ ڇپيل ۽ ختم ٿي ويل ڪتابن جي ٻيھر ڇپائيءَ لاءِ هڪ مڪمل رٿا تيار ڪري، سنڌ حڪومت کي منظوري ۽ مالي امداد لاءِ موڪلڻ جي تجويز رکڻ چاهي ٿو. صدر صاحب اجازت ڏئي ته ان تي بحث ۽ ڪو فيصلو ڪيو وڃي.
• ڪميٽيءَ جي سربراهه، پنھنجي صوابديدي اختيارن هيٺ نئين نُڪتي تي بحث جي اجازت ڏني.
• تعليم کاتي ۽ ثقافت کاتي جي نمائندي به ان ڳالهه جي تائيد ڪئي.
• ٻين ميمبرن تجويز تي عملي قدم کڻڻ جي تائيد ڪئي ۽ هيٺينءَ ريت فيصلو ڪيو ويو:
فيصلو (آخري) اسٽاڪ مان ختم ٿي ويل ڪتابن جي ٻيھر ڇپائيءَ لاءِ هڪ رٿا تيار ڪري، سنڌ حڪومت کي منظوريءَ لاءِ موڪلي وڃي.[
7. نون اسمن تي بحث ۽ فيصلا ڪرڻ:
پھرئين، ٻئين ۽ آخري اسم کان سواءِ پيشنامي (ايجنڊا) ۾ شامل ٻيا سمورا اسم ’نوان اسم‘ تصور ڪيا ويندا آهن، جن ۾ نين رٿائن، اهم ڳالهين ۽ ضروري ڪمن بابت آگاهي ڏيئي بحث ڪيو ويندو آهي ۽ پڻ فيصلا ڪيا ويندا آهن. هڪ نئين اسم تي بحث ۽ فيصلي جو نمونو هيٺينءَ ريت پيش ڪجي ٿو:
مثال: 05 ڪنھن به نئين اسم تي ٿيندڙ بحث ۽ فيصلي جو نمونو:
] اسم ٽيون: ادبي تاريخ جي ڪتابن جي سھيڙ ۽ ڇپائي
• فورم جي سيڪريٽري صاحب آگاهي ڏني ته جناب پروفيسر ڊاڪٽر سومري صاحب لکت ۾ هڪ رٿا ڏني آهي ته بورڊ کي سنڌ جي ادبي تاريخ جا ڪتاب ترتيبوار ڇاپڻ گهرجن ۽ اهڙي فھرست به رٿا سان گڏ شامل آهي. وڌيڪ بحث ۽ فيصلي لاءِ اسم ڪميٽيءَ آڏو رکجي ٿو.
• ثقافت کاتي جي نمائندي چيو ته ان رٿا بابت ماهراڻي راءِ وڃي.
• جناب ميمبر IV راءِ ڏني ته تيار ٿيندڙ ڪتابن کي ڪنهن ماهر کان ايڊيٽنگ ۽ نظرثاني پڻ ڪرائي وڃي.
• جناب ميمبر V ان ڏس ۾ جناب ..... جناب ..... ۽ جناب ..... جا نالا تجويز ڪيا.
• ٻين ميمبرن پڻ ان ڳالهه جي تائيد ڪئي ۽ هيٺينءَ ريت فيصلو ڪيو ويو:
فيصلو (5) الف: پروفيسر ڊاڪٽر سومري صاحب جي تجويز جي اصولي طور تي منظوري ڏجي ٿي.
فيصلو (5) ب: هن رٿا تي ماهراڻي راءِ پروفيسر ڊاڪٽر ..... کان ورتي وڃي.
فيصلو (5) ج: رٿا ۾ موجود ڪتابن تي ايڊيٽنگ ۽ نظرثاني پروفيسر ڊاڪٽر .... کان ڪرائي وڃي.[
8. گڏجاڻيءَ سان لاڳاپيل مرحلا ۽ اصطلاح:
• ورڪنگ پيپر(Working Paper) :
’ورڪنگ پيپر‘ دراصل ان گڏيل دستاويز کي چيو ويندو آهي، جنھن ۾ گڏجاڻيءَ سان واسطيدار ڪاغذ، جھڙوڪ: (i) پيشنامو (Agenda) ، (ii) بحث ۽ منظوريءَ لاءِ گذريل گڏجاڻيءَ جي ڪارروائي، (iii) بحث ۽ منظوريءَ لاءِ گذريل گڏجاڻيءَ ۾ ڪيل فيصلن تي عملي قدمن جي رپورٽ ۽ (iv)ايجنڊا وار اسم شامل هوندا آهن. هي مڪمل دستاويز گڏجاڻيءَ کان گهٽ ۾ گهٽ ست (7) ڏينھن اڳ ۾ ميمبرن ڏانهن اُماڻيو ويندو آهي.
• پيشنامو (ايجنڊا) ۽ ان جا اسم (Agenda and its Items)
’پيشنامو يا ايجنڊا‘، گڏجاڻيءَ ۾ بحث هيٺ ايندڙ نُڪتن جي خاڪي کي چيو ويندو آهي، جڏهن ته بحث هيٺ ايندڙ انهن ئي نُڪتن کي ’ايجنڊا جا اسم‘ چئبو آهي، جيڪي نمبرن جي حساب سان ترتيبوار هوندا آهن؛ يعني اسم پھريون، ٻيون، ٽيون ۽ آخري وغيره. ايجنڊا جي اسمن سان گڏ ضروري وضاحت يا تفصيل، ضميمي جي صورت ۾ ڏنو ويندو آهي. عام طور تي هر ايجنڊا ۾ ٻن قسمن جا نُڪتا يا اسم هوندا آهن:
(1) رواجي اسم: گهڻو ڪري گڏجاڻيءَ جي ايجنڊا ۾ اسم پھريون، ٻيون ۽ آخري- ’رواجي اسم‘ تصور ڪيا ويندا آهن، ڇاڪاڻ ته اهي هرگڏجاڻيءَ ۾ ساڳيا رکيا ويندا آهن. مثال طور: اسم پھرئين ۾ ’گذريل گڏجاڻيءَ جي ڪارروائي منظوريءَ لاءِ پيش‘ ڪئي ويندي آهي، جڏهن ته اسم ٻئين ۾ ’گذريل گڏجاڻيءَ ۾ ڪيل فيصلن تي عملي قدمن جي رپورٽ پيش‘ ڪئي ويندي آهي. اهڙيءَ طرح آخري اسم طور گڏجاڻيءَ جي سربراهه جي اجازت ڪوبه اهڙو نُڪتو بحث هيٺ آڻي سگهجي ٿو، جيڪو ايجنڊا ۾ شامل نه هجي، ۽ ان کي اُمالڪ ڪنھن ميمبر اُٿاريو هجي، سو گڏجاڻيءَ جي سربراهه جي اجازت سان بحث هيٺ آڻي سگهجي ٿو. عام طور تي ان کي ’آخري يا صوابديدي اسم‘ طور تصور ڪيو ويندو آهي. اهڙيءَ ريت گڏجاڻيءَ جا ٽي اسم، يعني پھريون، ٻيون ۽ آخري ’رواجي اسمن‘ طور تصور ڪيا ويندا آهن.
(2) نوان اسم: مٿي ڄاڻايل رواجي اسمن کان سواءِ گڏجاڻيءَ دوران باقي جيڪي به نُڪتا بحث مباحثي لاءِ پيش ڪيا ويندا آهن، انهن کي سنڌيءَ ۾ ’نوان اسم‘ چئبو آهي. نون اسمن سان گڏ لاڳاپيل ڪاغذ پڻ شامل ڪيا ويندا آهن. گڏجاڻيءَ جي ايجنڊا، ورڪنگ پيپر سميت شرڪت ڪندڙن ڏانهن گهٽ ۾ گهٽ ست (7) ڏينھن اڳ اُماڻڻ ضروري آهي.
• واڌو يا اضافي پيشنامو(Additional Agenda) :
’واڌو يا اضافي پيشنامو (ايجنڊا)‘ دراصل گڏجاڻيءَ جي ان ايجنڊا کي چيو ويندو آهي، جيڪا ميمبر صاحبن ڏانهن ورڪنگ پيپر ۽ ايجنڊاموڪلڻ کان پوءِ مرتب ڪئي ويندا آهي. جيئن ته قاعدي موجب گڏجاڻيءَ جي ايجنڊا ۽ ورڪنگ پيپر، گڏجاڻيءَ جي منعقد ٿيڻ کان گهٽ ۾ گهٽ ست (7) ڏينھن اڳ موڪليا ويندا آهن، ته جيئن شريڪ ٿيندڙ چڱيءَ طرح ايجنڊا پڙهي وٺن- پر جيڪڏهن گڏجاڻيءَ جي ايجنڊا اڳ ئي ميمبرن کي موڪليل آهي ۽ گڏجاڻيءَ دوران ڪي ٻيا اسم بحث لاءِ پيش ڪيا وڃن ته ان کي ’واڌو يا اضافي پيش نامو ايجندا‘ چيو ويندو آهي.
• حاضري(Attendance) :
ڪنھن به گڏجاڻيءَ ۾ شريڪ ٿيندڙن جي حاضري وٺڻ، گڏجاڻيءَ جي بنيادي قاعدن ۽ ضابطن ۾ اچي ٿو. ان لاءِ هڪ پني تي سمورن شرڪت ڪندڙن جا نالا، عھدا ۽ انهن جي سامهون صحي ڪئي ويندي آهي. اهڙي حاضري شيٽ ترتيب سان اڳواٽ تيار ڪئي ويندي آهي.
9. گڏجاڻيءَ جي ڪارروائي لکڻ لاءِ ضروري ڳالهيون:
• ڪارروائي لکندڙ وٽ ايجنڊا جي ڪاپي ۽ ورڪنگ پيپر ۾ موجود سمورا لاڳاپيل ڪاغذ هئڻ گهرجن.
• ڪارروائي لکڻ لاءِ ضروري آهي ته گڏجاڻيءَ ۾ ٿيل بحث مباحثي کي چڱيءَ طرح ٻُڌجي. سُٺو ٻڌڻ ۽ سمجهڻ سان ئي هڪ گڏجاڻيءَ جي بھترين ڪارروائي لکي سگهجي ٿي. ان لاءِ ميمبرن جي اجازت سان ’رڪارڊر‘ به استعمال ڪري سگهجي ٿو.
• هڪ ڪارروائي لکندڙ کي هر ڳالهه لِکڻ بجاءِ ٻُڌڻ ۽ سمجهڻ گهرجي ته جيئن ان کي بعد ۾ پنھنجن لفظن ۾ چڱيءَ طرح لکي سگهجي.
• ڪارروائي لکڻ لاءِ سادي، عام فھم ۽ تُز ٻولي استعمال ڪرڻ گهرجي. جيترو ممڪن ٿي سگهي، هر ڳالهه واضح لکڻ گهرجي.
• بحث مباحثي دوران هر ڳالهه لکڻ بجاءِ ڳالهين ۽ راين کي سھيڙي، ڳالهه جو تت لکڻ گهرجي.
• جيڪڏهن گڏجاڻيءَ ۾ ڪا پرزنٽيشن/ يا ڪنھن رٿ جو عملي مظاهرو پيش ڪيو ويو هجي ته ان ۾ شامل سموري مواد کي ڪارروائيءَ ۾ لکڻ بجاءِ ان جو مختصر طور ذڪر ڪرڻ گهرجي.
• ڪارروائيءَ ۾ صرف اهو ئي لکڻ گهرجي، جيڪو گڏجاڻيءَ دوران ڳالهايو ويو هجي، گڏجاڻيءَ کان پوءِ مليل معلومات کي ڪارروائيءَ جو حصو نٿو بڻائي سگهجي.
• گڏجاڻيءَ جي پُڄاڻيءَ کان جلدي پوءِ ڪارروائي لکڻ گهرجي ۽ ان ۾ گهڻا ڏينھن لڳائڻ نه گهرجن، ڇاڪاڻ ته گهڻن ڏينھن جي گذري وڃڻ کان پوءِ ڳالهيون ذهن مان نڪري وينديون آهن ۽ اهو عمل انتظامي نا اهلي ۽ ڪمن ڏانهن بي ڌيانيءَ جو اهڃاڻ سمجهي سگهجي ٿو.
• گڏجاڻيءَ دوران اڪثر ڪري هڪ ئي وقت تي گهڻا ميمبر ڳالهائڻ لڳندا آهن، ان صورت ۾ هڪ ڪارروائي لکندڙ کي گهرجي ته اهو ان بحث مان ڪم جي ڳالهه ڪڍي ۽ فيصلو لکي.
• ڪڏهن ڪڏهن ائين به ٿيندو آهي ته بحث دوران ميمبر هڪ اسم تي بحث ۽ فيصلي کان اڳ ئي ٻئي اسم تي بحث ڪرڻ شروع ڪندا آهن، ان صورت ۾ به هڪ ڪارروائي لکندڙ کي کپي ته اهو اسمن جي ترتيب کي ذهن ۾ رکي.
• بحث مباحثو ڪڏهن ڪڏهن طويل ٿي ويندو آهي، هڪ ڪارروائي لکندڙ کي ان طويل بحث مان ڪم جون ڳالهيون کڻي لکڻيون آهن.
• جيڪڏهن گڏجاڻي اسمن جي حساب سان ترتيب وار هلي ٿي ته ان صورت ۾ هڪ ڪارروائي لکندڙ کي مکيه نُڪتا نوٽ ڪرڻ ۾ آساني ٿيندي آهي. اهو گڏجاڻيءَ جي سربراهي ڪندڙ تي هوندو آهي ته اهو گڏجاڻيءَ کي ڪيئن ترتيب ۾ ٿو رکي.
• فيصلو ڪرڻ وقت جيڪڏهن ڪي ڳالهيون واضح نه آهن ته هڪ ڪارروائي لکندڙ کي گهرجي ته هو سربراهي ڪندڙ کان فيصلي بابت واضح نموني معلوم ڪري.
• گڏجاڻيءَ جي ڪارروائي لکندڙ کي، گڏجاڻيءَ جي سربراهي ڪندڙ جي ڀر ۾ ويھڻ گهرجي.
• ڪارروائي لکندڙ کي گهرجي ته گڏجاڻي دوران ورتل مکيه نُڪتن کي ڪارروائيءَ جي باقاعدي شڪل ڏيڻ کان اڳ گڏجاڻيءَ جي سربراهي ڪندڙ سان ايجنڊا تي صلاح مصلحت ڪري وٺي.
حوالا
1. https://www.todayifoundout.com/index.php/2012/11/why-meeting-notes-are-called-minutes/
2. https://en.wikipedia.org/wiki/Minutes
3. https://www.resourcecentre.org.uk/information/taking-minutes/
4. https://www.urduinc.com/english-dictionary/%DA%A9%D9%88%D8%B1%D9%85-meaning-in-urdu
5. https://www.resourcecentre.org.uk/information/taking-minutes/
The recording or taking ‘The Minutes of meeting' is basically an art in itself. This discipline, definitely, follows some particular techniques and principles. It is a historic fact that most of the British colonized communities got almost all the disciplines of official writings and their related techniques from the English language. Therefore, the art of recording minutes and its techniques and set principles in English were copied by these bi-lingual British colonial communities for local official language. The developing countries not only adopted the techniques and principles but also implemented the same after interpreting according to their own linguistic requirements. Hence, the transmission and spread of knowledge among different languages go on indefinitely. Similarly, we have also been recording the minutes of meetings in Sindhi language by adopting the criteria and rules described in English language and followed in the British India and later our newly independent country Pakistan. In this paper, an attempt has been made to explain the techniques and principles of writing the minutes of meeting in Sindhi Language.
1. مسئلي جو بيان(Question of Problem) : هڪ اجلاس يا گڏجاڻيءَ جي ڪارروائي(Minutes) لکڻ، ٽيڪنيڪي طور هڪ ڌار علم ۽ فن آهي، ۽ ان جا ڪي قاعدا ۽ اصول مرتب ٿيل آهن. جيئن ته لکپڙهه سان لاڳاپيل گهڻي ڀاڱي سمورا علم ۽ فن، انگريزي زبان مان ۽ اولهه کان ئي آيل آهن، ان ڪري اجلاس يا گڏجاڻيءَ جي ڪارروائي(Minutes) لکڻ جا اصول ۽ قاعدا به دراصل انگريزيءَ ۾ ئي وضع ڪيل آهن. انهن ئي اصولن ۽ قاعدن کي اپنائيندي، دنيا جا ٻيا ملڪ ۽ قومون، پنھنجن پنھنجن ٻولين ۾، ان علم ۽ فن جي تشريح ۽ ترجمو ڪندا رهندا آهن، ۽ اهڙيءَ طرح نون علمن ۽ فنن بابت ڄاڻ جو اُهو سلسلو، هڪ ٻوليءَ کان ٻي ٻولي ۽ هڪ قوم کان ٻي قوم تائين هلندو رهي ٿو. ساڳيءَ طرح سنڌيءَ ۾ پڻ اسان، انگريزيءَ ۾ متعارف ٿيل اصولن ۽ قاعدن کي آڏو رکي، گڏجاڻين ۽ اجلاسن جون ڪارروايون لکندا رهندا آهيون. هن تحقيقي مضمون ۾ اجلاس يا گڏجاڻيءَ جي ڪارروائي لکڻ جي فن ۽ قاعدن توڙي اصولن بابت، سنڌيءَ ۾ هر ممڪن ڄاڻ ڏيڻ جي ڪوشش ڪجي ٿي.
دنيا ۾ متعارف ٿيندڙ نون علمن ۽ فنن کي پنھنجي پنھنجي ٻوليءَ ۾ منتقل ڪرڻ جو ڪم، اتي جا ادارا ۽ لئنگئيج اٿارٽيون (Language Regulators) ڪنديون آهن. روسي، اسپيني، فرانسيسي، چيني، عربي، ملئي، جرمن يا جپاني وغيره دنيا جون اهي سڌريل ٻوليون آهن، جن جي ادارن ۽ اٿارٽين وٽ، دنيا ۾ متعارف ٿيندڙ هر نئين علم ۽ فن کي پنھنجي ٻوليءَ ۾ منتقل ڪرڻ لاءِ هڪ مربوط نظام موجود آهي. جيئن ئي انگريزي يا ڪنھن ٻي سڌريل ٻوليءَ ۾ ڪنھن نئين علم يا فن بابت ڪو مواد ڇپجي ٿو ته ٻئي ڏينھن اهو مواد انهن ٻولين ۾ ترجمو ۽ تشريح ٿي وڃي ٿو. دراصل لئنگئيج اٿارٽين جو مکيه ڪم، دنيا ۾ متعارف ٿيندڙ نون علمن ۽ فنن کي پنھنجي ٻوليءَ ۾ منتقل ڪرڻ به آهي ته جيئن ان ٻوليءَ جا ڳالهائيندڙ ۽ سمجهندڙ، دنيا ۾ ٿيندڙ نئين علم، تحقيق، ترقي ۽ ايجادن کان آگاهه ٿي سگهن.
2. پسمنظر(Background) : اجلاس يا گڏجاڻيءَ جي ڪارروائي لکڻ به هڪ الڳ فن ۽ علم آهي، جنھن جي شروعات يقيناً انگريزي زبان کان ئي ٿي آهي. گڏجاڻين يا اجلاسن جي ڪارروائي لکڻ واري هن ڪم کي ‘Minutes‘ ڇو چيو ويندو آهي يا Minutes جو واسطو ڪٿي ’وقت‘ ڏيکاريندڙ ’مِنٽ‘ سان ته نه آهي؟ ان سلسلي ۾ جڳ مشھور ويب سائيٽ www.todayifound.com هڪ سوال جي جواب ۾ لکي ٿي:
“In fact, the “minutes” here have nothing to do with time, but rather “small”, as in “minute” (my-newt). “Minutes” in this sense first popped up in the early 18th century, possibly directly from the Latin “minuta scriptura”, meaning “small notes” or just “minuta”, meaning “small” or possibly via the 16th century “minute” definition of “rough draft” from the preceding Latin. (1)”
) لفظ ’منٽس‘ جو واسطو ’وقت واري مِنٽ‘ سان نه آهي، بلڪه ان جو مطلب ’منٽ‘ وانگر ئي ’ننڍڙو يا مختصر‘ آهي.’منٽس‘ (Minutes) جو اصطلاح ان معني ۾ 18 صدي عيسويءَ ڌاري سامهون آيو، جيڪو ممڪن آهي ته سڌيءَ طرح لاطيني ٻوليءَ جي اصطلاح minuta scriptura مان نڪتل هجي، جنھن جي معني’مختصر نوٽس‘ يا ’ننڍڙي لکڻي‘آهي، يا صرف minuta جنھن جي معني ’ننڍو‘ يا ’ننڍڙو‘ آهي. ٻئي پاسي ممڪن آهي ته هي لفظ 16 هين صديءَ جي لفظ ’منٽ‘ مان نڪتل هجي، جنھن کي لاطيني ٻوليءَ ۾ ’ڪچي لکڻي‘ يا ’رف ڊرافٽ‘ چيو ويندو هو. (
ساڳيءَ طرح جڳ مشھور ويب سائيٽ وڪيپيڊيا، ان ڳالهه جي تصديق ڪندي لکي ٿي:
“The name "minutes" possibly derives from the Latin phrase minuta scriptura (literally "small writing") meaning "rough notes". (2)”
)لفظ ’منٽس‘ ممڪن آهي ته لاطيني اصطلاح minuta scriptura مان نڪتو هجي، جنھن جي معني ’مختصر نوٽس يا لکڻي‘ يا ’ڪچي لکڻي‘ (رف) ٿي سگهي ٿي(.
اهڙيءَ طرح واضح ٿيو ته انگريزي لفظ Minutes جو واسطو ’وقت‘ واري ’منٽ‘
سان نه آهي، پر دراصل هي لفظ لاطيني ٻوليءَ جي اصطلاح minuta scriptura مان نڪتل آهي، جنھن جي معني ’مختصر نوٽس يا لکڻي‘ يا ’ڪچي لکڻي‘ (رف) ٿي سگهي ٿي. لاطيني ٻوليءَ ۾ هي اصطلاح، ان معني ۾ 16 صدي عيسويءَ ۾ استعمال ٿيڻ لڳو.
’گڏجاڻيءَ جي ڪارروائي‘ يا ’منٽس‘ بابت جڳ مشھور برطانوي ويب سائيٽ www.resourcecentre.org.uk لکي ٿي:
“Minutes are simply notes taken during the meeting to remind you what was discussed and agreed. They don’t need to be long or complicated, in fancy language or perfect grammar. They do need record clearly and simply what decision were made at the meeting and who is going to carry them out. (3)”
) گڏجاڻيءَ جي ڪارروائي يا ’منٽس‘اصل ۾ گڏجاڻيءَ دوران ورتل انهن مکيه نُڪتن کي چئجي ٿو، جيڪي توهان کي ياد ڏيارين ته ڪھڙيون ڳالهيون بحث هيٺ آيون ۽ ڪھڙين ڳالهين تي اتفاق ٿيو. ضروري نه آهي ته اجلاس جي ڪارروائي طويل ۽ پيچيده هجي ۽ ان جي ٻولي ڏُکي ۽ گرامر جي اصولن موجب هجي، بلڪه گڏجاڻيءَ جي ڪارروائي واضح ۽ عام فھم هجڻ گهرجي ته جيئن ان ڳالهه کي سمجهي سگهجي ته گڏجاڻيءَ دوارن ڪھڙي ڳالهه جو فيصلو ٿيو ۽ ان تي عمل جي ذميواري ڪنھن جي آهي.(
مٿين حوالن کي نظر ۾ رکندي ’گڏجاڻيءَ جي ڪارروائي لکڻ‘ جي وصف هيٺين ريت ٿي سگهي ٿي:
3. وصف (Definition): ڪنھن به گڏجاڻي يا اجلاس جي ڪارروائيءَ جي لکت واري رڪارڊ کي ’منٽس‘ (Minutes) چيو ويندو آهي، جنھن ۾ گڏجاڻيءَ جي منعقد ٿيڻ جي تاريخ، وقت ۽ هنڌ، شرڪت ڪندڙن ۽ نه ڪندڙن بابت آگاهي، اجلاس جي پيشنامي (Agenda) ۽ ان جا اسم، شرڪت ڪندڙن جي راين ۽ بحث جا مکيه نُڪتا ۽ آخر ۾ اتفاق سان ٿيل فيصلا قلمبند ڪيا ويندا آهن. سنڌيءَ ۾ ان کي ’اجلاس يا گڏجاڻيءَ جي ڪارروائي‘ ۽ اردوءَ ۾ ’اجلاس ڪي ڪارروائي‘ چيو ويندو آهي. انگريزيءَ ۾ ان کي مختصر طور MoM يعني ‘Minutes of Meeting’ به چيو ويندو آهي.
سنڌ ۾ سرڪاري توڙي خانگي ادارن، بورڊن، اٿارٽين، يونيورسٽين، ڪارپوريشنن ۽ تنظيمن اندر اجلاسن ۽ گڏجاڻين جو سلسلو هلندو رهي ٿو، جن جون ڪارروايون اڪثر ڪري انگريزي زبان ۾ لکيون وينديون رهيون آهن، جڏهن ته ڪي ادارا اردوءَ ته چند ادارا سنڌيءَ ۾ پنھنجن گڏجاڻين جون ڪارروايون لکندا رهيا آهن.گڏجاڻي يا اجلاس جي ڪارروائي اداري يا تنظيم جا سيڪريٽري لکندا آهن، جڏهن ته ان مقصد لاءِ ڪو خاص ماڻهو به مقرر ڪري سگهجي ٿو، جنھن کي ’ڪارروائي لکندڙ‘ (Minutes recorder) به چيو ويندو آهي. ڪارروائي لکڻ واري هن عمل لاءِ انگريزيءَ ۾ Minutes Recording, Minutes Taking ۽ Minutes Writing جا اصطلاح مروج آهن، جڏهن ته سنڌيءَ ۾ ’منٽس لکڻ‘ ۽ ’ڪارروائي لکڻ‘ جا اصطلاح مستعمل آهن.
4. ڪورم (Quorum): ’ڪورم‘ انگريزي اصطلاح آهي، جنھن مان مُراد ’ميمبرن جو اهو گهٽ ۾ گهٽ انگ آهي، جيڪو گڏجاڻيءَ جي ڪارروائي هلائڻ لاءِ ڪافي هجي. ان سلسلي ۾ اردوءَ جي مشھور ويب سائيٽ www.urduinc.com لکي ٿي:
"ارکان کی وہ مقدار جو جس کے لیے ضروری ہو، اجلاس عدالت یا مجلس شرکاء میں اتنے اشخاص کی موجودگی جو اجرائے کار کے لیے کافی ہے، کسی مجلس یا انجمن وغیرہ کے ارکان کی وہ تعداد جس کی موجودگی کے بغیر جلسہ یا انجمن کی کوئی کارروائی جائز نہیں ہو سکتی۔" (4)
’ڪورم‘ ڪل ميمبرن جي هڪ ڀاڱي ٽي جي تعداد تي ٻڌل هوندو آهي، يعني جيڪڏهن ڪنھن به گڏجاڻيءَ ۾ شريڪ ميمبرن جو تعداد هڪ ڀاڱي ٽي هوندو ته اها گڏجاڻي پنھنجو ڪاروبار هلائي سگهندي، ٻي صورت ۾ گڏجاڻيءَ جي قانوني حيثيت نه هوندي.
5. گڏجاڻيءَ جي ڪارروائي لکڻ: (Minutes Writing /Minutes Taking): سنڌيءَ ۾ هڪ گڏجاڻيءَ جي ڪارروائي لکڻ لاءِ هيٺين مرحلن بابت ڄاڻ جو هجڻ ضروري آهي:
الف: تمھيد ٻڌڻ ۽ شرڪت ڪندڙن بابت آگاهي ڏيڻ: گڏجاڻي يا اجلاس جي ڪارروائي لکڻ دوران سڀ کان بنيادي يا پھريون ڪم ’تمھيد ٻڌڻ‘ يعني ’شروعاتي بيان ڏيڻ‘ هوندو آهي، جنھن ۾ گڏجاڻي منعقد ٿيڻ جي تاريخ ۽ هنڌ بابت آگاهي، شرڪت ڪندڙن بابت ڄاڻ ۽ گڏجاڻيءَ جي صدارت ڪندڙ جو اطلاع شامل هوندو آهي. گڏجاڻيءَ ۾ شرڪت ڪندڙن جا نالا ۽ عھدا به هڪ ترتيب سان لکيا ويندا آهن، جھڙوڪ: سڀ کان پھرين گڏجاڻيءَ جي صدارت ڪندڙ جو نالو ۽ عھدو، بعد ۾ ميمبرن جا نالا ۽ آخر ۾ ڪميٽيءَ جي سيڪريٽريءَ جو نالو لکيو ويندو آهي. ميمبرن جي نالن جي ترتيب عھدي، اسڪيل يا علمي قابليت ۽ عمر جي لحاظ سان ڏني ويندي آهي، جنھن ۾ پسند يا نا پسند شامل نه هوندي آهي. مثال طور: سنڌي ادبي بورڊ جي اسٽيئرنگ ڪميٽيءَ جي گڏجاڻيءَ جي ڪارروائي لکڻ لاءِ اسان کي هيٺينءَ ريت تمھيد ٻڌڻي پوندي:
مثال (1): گڏجاڻيءَ جي ڪاروائي لکڻ دوارن تمھيد ٻڌڻ يا شروعاتي بيان ڏيڻ جو نمونو
] سنڌي ادبي بورڊ جي اسٽيئرنگ ڪميٽيءَ جي گڏجاڻي پيشنامي (ايجنڊا) مطابق، تاريخ --------- تي، جناب ----- جي صدارت ۾، بورڊ جي آفيس، ڄامشوري ۾ ٿي گذري، جنھن ۾ هيٺينءَ ريت شرڪت رهي:
جناب چيئرمئن
جناب ميمبر
جناب ميمبر
جناب ميمبر
جناب سيڪريٽري[
(ب) شرڪت نه ڪري سگهندڙن بابت آگاهي ڏيڻ: جيڪڏهن ڪو به ميمبر، ڪنھن به سبب جي ڪري گڏجاڻيءَ ۾ شرڪت نه ڪري سگهيو آهي ته ان جي آگاهي ڏيڻ به گڏجاڻيءَ جي ڪارروائي لکڻ جو هڪ بنيادي اصول آهي. هي آگاهي، تمھيد ٻڌڻ ۽ شرڪت ڪندڙن جي آگاهي ڏيڻ کان پوءِ ستت ئي ٻي پئرا ۾ ڏني ويندي آهي، ان ڪري هڪ ڪارروائي لکندڙ کي گهُرجي ته هو شرڪت نه ڪري سگهندڙن بابت هيٺينءَ ريت آگاهي ڏئي، جھڙوڪ:
مثال 02: گڏجاڻيءَ ۾ شرڪت نه ڪري سگهندڙن جو اطلاع ڏيڻ
] ڪميٽيءَ جا ميمبر جناب ......... جناب ......... ۽ جناب ... مختلف سببن جي ڪري گڏجاڻيءَ ۾ شرڪت نه ڪري سگهيا، جنھن جو اطلاع اڳواٽ ڏنو ويو هو. هن اطلاع کي رڪارڊ تي رکيو وڃي.[
شرڪت نه ڪري سگهندڙن بابت آگاهيءَ کان پوءِ باضابطه طور گڏجاڻي شروع ڪئي ويندي آهي، جيڪا پوءِ اسم وار هلندي آهي، ان ڪري گڏجاڻيءَ جي ڪارروائي پڻ اهڙيءَ ريت اسم وار لکي ويندي آهي.
(ج) اسم وار گڏجاڻيءَ جي ڪارروائي لکڻ: جيئن مٿي ذڪر ڪري آيا آهيون ته باضابطه طور تي گڏجاڻي اسم وار هلندي آهي ۽ ان جي ڪارروائي پڻ اسم وار ئي لکي ويندي آهي، ان ڪري ڪميٽيءَ جي سيڪريٽري يا گڏجاڻيءَ جي ڪارروائي لکندڙ کي، ان ڏس ۾ ٽن اهم نُڪتن، يعني (1) ’اسم پيش ڪرڻ‘، (2) ’اسم تي بحث ڪرڻ ۽ راءِ ڏيڻ‘، ۽ (3) ’فيصلو ڪرڻ‘ کي ذهن ۾ رکڻ ضروري آهي:
• اسم پيش ڪرڻ: گڏجاڻيءَ دوران اسم پيش ڪرڻ، ڪميٽيءَ جي سيڪريٽريءَ جو ڪم هوندو آهي، جڏهن ته ڪِن صورتن ۾ گڏجاڻيءَ جي سربراهي / صدارت ڪندڙ به ڪميٽيءَ آڏو ڪو اسم پيش ڪري سگهي ٿو. ڪميٽيءَ جو سيڪريٽري، ڪميٽيءَ آڏو اسم پيش ڪندو ۽ ان بابت ضروري وضاحت ڏيندو، جنھن کان پوءِ ان تي بحث ٿيندو آهي.
• اسم تي بحث ڪرڻ: ڪميٽيءَ جي سيڪريٽري يا صدارت ڪندڙ پاران اسم پيش ڪرڻ کان پوءِ ان تي بحث ۽ رايا شروع ٿيندا آهن. بحث لاءِ اصولي طور ساڄي کان کاٻي پاسي ويٺل ميمبر، واري واري سان پنھنجي راءِ ڏيندا آهن. ڪارروائي لکندڙ، ان بحث ۽ راين جا مکيه نُڪتا نوٽ ڪندو ويندو ۽ انهن کي بعد ۾ پنھنجي ڪارروائي ۾ قلمبند ڪندو. هتي اها ڳالهه واضح ڪجي ٿي ته ڪارروائي لکندڙ، گڏجاڻيءَ دوران ٿيندڙ سموري بحث کي پنھنجي ڪارروائيءَ ۾ شامل نه ڪندو، بلڪه بحث جا مکيه نُڪتا نوٽ ڪري، انهن کي قلمبند ڪندو. گڏجاڻين جي ڪاررواين دوران بحث مباحثي کي سھيڙي لکڻ جي سلسلي ۾ جڳ مشھور برطانوي ويب سائيٽ www.resourcecentre.org.uk لکي ٿي:
“One of the difficult thing about taking minutes is knowing what to write down and what to leave out. Keep these central points in mind:
Don’t try to write everything down. It’s imposable and not useful. Minutes are not a below by below disruption of what was said.
Concentrate on what has been decided and who is going to do it. The purpose of minutes is to record decision and actions agreed by the meeting.”(5)
)ڪارروائي لکڻ دوران سڀ کان ڏکيو مرحلو اهو آهي ته گڏجاڻيءَ ۾ ٿيل بحث منجهان ڪھڙيون ڳالهيون لکجن ۽ ڪھڙيون ڇڏي ڏجن. ان لاءِ هيٺين مکيه نُڪتن کي ذهن ۾ رکڻ ضروري آهي:
هر ڳالهه لکڻ جي ڪوشش نه ڪريو. اهو عمل ممڪن ۽ فائديمند نه آهي. ’ڪارروائيءَ‘ ۾ گڏجاڻيءَ دوران ٿيل هر ڳالهه لفظ به لفظ لکڻ جي ضرورت نه آهي.
ان ڳالهه تي ڌيان ڏيڻ جي ضرورت آهي ته گڏجاڻيءَ دوران ڪھڙا فيصلا ٿيا ۽ انهن تي عمل جي ذميواري ڪنھن جي آهي. ڪارروائي لکڻ جو مقصد، گڏجاڻيءَ ۾ ٿيل فيصلا ۽ انهن تي عملي قدم کڻڻ آهي، جن تي گڏجاڻيءَ ۾ اتفاق ٿيو هجي.(
• فيصلو ڪرڻ: ڪنھن به اسم تي بحث مباحثي کان پوءِ فيصلو ڪيو ويندو آهي، جنھن جو اختيار گڏجاڻيءَ جي سربراهي يا صدارت ڪندڙ وٽ هوندو آهي. صدارت ڪندڙ ، اسم تي ٿيل سموري بحث کي سھيڙي فيصلو ڏيندو، جيڪو ڪارروائيءَ ۾ لکيو ويندو. هتي اها ڳالهه واضح ڪجي ٿي ته فيصلو لفظ به لفظ لکيو ويندو آهي ته جيئن ان تي واضح نموني عمل ڪري سگهجي.
6. رواجي اسمن تي بحث ۽ فيصلا لکڻ: واضح رهي ته هرگڏجاڻيءَ جو پھريون اسم’گذريل گڏجاڻيءَ جي ڪارروائي منظور ڪرڻ‘ ۽ ٻيو اسم ’گذريل گڏجاڻيءَ جي ڪارروائيءَ تي عملي قدمن جي رپورٽ پيش ڪرڻ‘ هوندو آهي، ان ڪري پھرئين ۽ ٻئي اسم تي بحث ان ڪري به گهٽ ٿيندو آهي، جو اهي ٻئي اسم ۽ انهن سان لاڳاپيل مڪمل تفصيل، ورڪنگ پيپر سان گڏ اڳواٽ ئي ميمبرن ڏانهن موڪليل هوندا آهن. گڏجاڻيءَ ۾ انهن جي رڳو توثيق ۽ تصديق ئي ڪرڻي هوندي آهي- يا وري جيڪڏهن ڪارروائي لکندي ڪا ڳالهه رهجي وئي آهي ۽ ان جي نشاندهي ڪنھن ميمبر پاران ڪئي وئي آهي ته، ان تي بحث ٿيندو، ٻي صورت ۾ ڪارروائي جيئن جو تيئن منظور ڪئي ويندي آهي. رواجي اسمن مان آخري اسم ’گڏجاڻيءَ جي سربراهي ڪندڙ جي صوابديد تي منحصر‘ هوندو آهي. جيڪڏهن گڏجاڻيءَ جي سربراهي ڪندڙ اجازت ڏئي ته بروقت ڪو اسم بحث ۽ فيصلي لاءِ پيش ڪري سگهجي ٿو. اهڙي اسم کي ’آخري يا صوابديدي اسم‘ چيو ويندو آهي. ٽنهي اسمن جا مثال هيٺ ڏجن ٿا:
مثال 03: اسم پھرئين تي ٿيندڙ بحث ۽ فيصلي جو نمونو
] اسم پھريون: گذريل گڏجاڻي، مورخه ... جي ڪارروائي منظوريءَ لاءِ پيش ڪرڻ
• فورم جي سيڪريٽري صاحب ڪميٽيءَ کي آگاهه ڪيو ته گذريل گڏجاڻي، مورخه ..... جي ڪارروائي، گڏجاڻيءَ کان پوءِ ستن ڏينھن اندر ميمبر صاحبان ڏانهن موڪلي ويئي هئي. ميمبرن پاران ڪارروائيءَ جي ڪنھن به نڪتي تي ڪو اعتراض يا ڪو مشاهدو سامهون نه آيو آهي، ان ڪري ڪارروائي منظوريءَ لاءِ پيش ڪجي ٿي.
• ناڻي کاتي جي نمائندي به ڪارروائيءَ جي درست رڪارڊ ٿيڻ جي تصديق ڪئي.
• تعليم کاتي ۽ ثقافت کاتي جي نمائندي چيو ته گذريل گڏجاڻيءَ جي ڪارروائي درست رڪارڊ ٿي آهي، ان ڪري ان کي منظور ڪيو وڃي.
• ٻين ميمبرن به ان ڳالهه جي تائيد ڪئي ۽ هيٺينءَ ريت فيصلو ڪيو ويو
فيصلو (1) گذريل گڏجاڻي، مورخه ... جي ڪارروائي منظور ڪجي ٿي.[
مثال 04: اسم ٻئين تي ٿيندڙ بحث ۽ فيصلي جو نمونو
] اسم ٻيون: گذريل گڏجاڻي، مورخه ... ۾ ڪيل فيصلن تي کنيل عملي قدمن جي رپورٽ پيش ڪرڻ
• سيڪريٽري صاحب، گذريل گڏجاڻي، مورخه ..... تي ڪيل فيصلن تي کنيل عملي قدمن جي رپورٽ پڙهي ٻڌائي.
• تعليم کاتي جي نمائندي چيو ته جن فيصلن تي عملي قدم کڄي نه سگهيا آهن، تن تي جلد عمل ڪرڻ گهرجي.
• ثقافت کاتي جي نمائندي به ان ڳالهه جي تائيد ڪئي.
• اڪثر ميمبرن فيصلن تي کنيل عملي قدمن جي رپورٽ کي اطمينان بخش قرار ڏنو ۽ هيٺينءَ ريت فيصلو ڪيو ويو:
فيصلو (2) گذريل گڏجاڻي، مورخه ... ۾ ڪيل فيصلن تي کنيل عملي قدمن جي رپورٽ منظور ڪجي ٿي، رهيل فيصلن تي جلد عمل ڪيو وڃي.[
مثال: 04 صوابديدي اسم تي ٿيندڙ بحث ۽ فيصلي جو نمونو:
] اسم آخري: ڪميٽيءَ جي سربراهه/صدارت ڪندڙ جي اجازت سان ڪو ٻيو اسم
• فورم جي سيڪريٽري صاحب آگاهي ڏني ته معززميمبرIII اداري پاران اڳ ڇپيل ۽ ختم ٿي ويل ڪتابن جي ٻيھر ڇپائيءَ لاءِ هڪ مڪمل رٿا تيار ڪري، سنڌ حڪومت کي منظوري ۽ مالي امداد لاءِ موڪلڻ جي تجويز رکڻ چاهي ٿو. صدر صاحب اجازت ڏئي ته ان تي بحث ۽ ڪو فيصلو ڪيو وڃي.
• ڪميٽيءَ جي سربراهه، پنھنجي صوابديدي اختيارن هيٺ نئين نُڪتي تي بحث جي اجازت ڏني.
• تعليم کاتي ۽ ثقافت کاتي جي نمائندي به ان ڳالهه جي تائيد ڪئي.
• ٻين ميمبرن تجويز تي عملي قدم کڻڻ جي تائيد ڪئي ۽ هيٺينءَ ريت فيصلو ڪيو ويو:
فيصلو (آخري) اسٽاڪ مان ختم ٿي ويل ڪتابن جي ٻيھر ڇپائيءَ لاءِ هڪ رٿا تيار ڪري، سنڌ حڪومت کي منظوريءَ لاءِ موڪلي وڃي.[
7. نون اسمن تي بحث ۽ فيصلا ڪرڻ:
پھرئين، ٻئين ۽ آخري اسم کان سواءِ پيشنامي (ايجنڊا) ۾ شامل ٻيا سمورا اسم ’نوان اسم‘ تصور ڪيا ويندا آهن، جن ۾ نين رٿائن، اهم ڳالهين ۽ ضروري ڪمن بابت آگاهي ڏيئي بحث ڪيو ويندو آهي ۽ پڻ فيصلا ڪيا ويندا آهن. هڪ نئين اسم تي بحث ۽ فيصلي جو نمونو هيٺينءَ ريت پيش ڪجي ٿو:
مثال: 05 ڪنھن به نئين اسم تي ٿيندڙ بحث ۽ فيصلي جو نمونو:
] اسم ٽيون: ادبي تاريخ جي ڪتابن جي سھيڙ ۽ ڇپائي
• فورم جي سيڪريٽري صاحب آگاهي ڏني ته جناب پروفيسر ڊاڪٽر سومري صاحب لکت ۾ هڪ رٿا ڏني آهي ته بورڊ کي سنڌ جي ادبي تاريخ جا ڪتاب ترتيبوار ڇاپڻ گهرجن ۽ اهڙي فھرست به رٿا سان گڏ شامل آهي. وڌيڪ بحث ۽ فيصلي لاءِ اسم ڪميٽيءَ آڏو رکجي ٿو.
• ثقافت کاتي جي نمائندي چيو ته ان رٿا بابت ماهراڻي راءِ وڃي.
• جناب ميمبر IV راءِ ڏني ته تيار ٿيندڙ ڪتابن کي ڪنهن ماهر کان ايڊيٽنگ ۽ نظرثاني پڻ ڪرائي وڃي.
• جناب ميمبر V ان ڏس ۾ جناب ..... جناب ..... ۽ جناب ..... جا نالا تجويز ڪيا.
• ٻين ميمبرن پڻ ان ڳالهه جي تائيد ڪئي ۽ هيٺينءَ ريت فيصلو ڪيو ويو:
فيصلو (5) الف: پروفيسر ڊاڪٽر سومري صاحب جي تجويز جي اصولي طور تي منظوري ڏجي ٿي.
فيصلو (5) ب: هن رٿا تي ماهراڻي راءِ پروفيسر ڊاڪٽر ..... کان ورتي وڃي.
فيصلو (5) ج: رٿا ۾ موجود ڪتابن تي ايڊيٽنگ ۽ نظرثاني پروفيسر ڊاڪٽر .... کان ڪرائي وڃي.[
8. گڏجاڻيءَ سان لاڳاپيل مرحلا ۽ اصطلاح:
• ورڪنگ پيپر(Working Paper) :
’ورڪنگ پيپر‘ دراصل ان گڏيل دستاويز کي چيو ويندو آهي، جنھن ۾ گڏجاڻيءَ سان واسطيدار ڪاغذ، جھڙوڪ: (i) پيشنامو (Agenda) ، (ii) بحث ۽ منظوريءَ لاءِ گذريل گڏجاڻيءَ جي ڪارروائي، (iii) بحث ۽ منظوريءَ لاءِ گذريل گڏجاڻيءَ ۾ ڪيل فيصلن تي عملي قدمن جي رپورٽ ۽ (iv)ايجنڊا وار اسم شامل هوندا آهن. هي مڪمل دستاويز گڏجاڻيءَ کان گهٽ ۾ گهٽ ست (7) ڏينھن اڳ ۾ ميمبرن ڏانهن اُماڻيو ويندو آهي.
• پيشنامو (ايجنڊا) ۽ ان جا اسم (Agenda and its Items)
’پيشنامو يا ايجنڊا‘، گڏجاڻيءَ ۾ بحث هيٺ ايندڙ نُڪتن جي خاڪي کي چيو ويندو آهي، جڏهن ته بحث هيٺ ايندڙ انهن ئي نُڪتن کي ’ايجنڊا جا اسم‘ چئبو آهي، جيڪي نمبرن جي حساب سان ترتيبوار هوندا آهن؛ يعني اسم پھريون، ٻيون، ٽيون ۽ آخري وغيره. ايجنڊا جي اسمن سان گڏ ضروري وضاحت يا تفصيل، ضميمي جي صورت ۾ ڏنو ويندو آهي. عام طور تي هر ايجنڊا ۾ ٻن قسمن جا نُڪتا يا اسم هوندا آهن:
(1) رواجي اسم: گهڻو ڪري گڏجاڻيءَ جي ايجنڊا ۾ اسم پھريون، ٻيون ۽ آخري- ’رواجي اسم‘ تصور ڪيا ويندا آهن، ڇاڪاڻ ته اهي هرگڏجاڻيءَ ۾ ساڳيا رکيا ويندا آهن. مثال طور: اسم پھرئين ۾ ’گذريل گڏجاڻيءَ جي ڪارروائي منظوريءَ لاءِ پيش‘ ڪئي ويندي آهي، جڏهن ته اسم ٻئين ۾ ’گذريل گڏجاڻيءَ ۾ ڪيل فيصلن تي عملي قدمن جي رپورٽ پيش‘ ڪئي ويندي آهي. اهڙيءَ طرح آخري اسم طور گڏجاڻيءَ جي سربراهه جي اجازت ڪوبه اهڙو نُڪتو بحث هيٺ آڻي سگهجي ٿو، جيڪو ايجنڊا ۾ شامل نه هجي، ۽ ان کي اُمالڪ ڪنھن ميمبر اُٿاريو هجي، سو گڏجاڻيءَ جي سربراهه جي اجازت سان بحث هيٺ آڻي سگهجي ٿو. عام طور تي ان کي ’آخري يا صوابديدي اسم‘ طور تصور ڪيو ويندو آهي. اهڙيءَ ريت گڏجاڻيءَ جا ٽي اسم، يعني پھريون، ٻيون ۽ آخري ’رواجي اسمن‘ طور تصور ڪيا ويندا آهن.
(2) نوان اسم: مٿي ڄاڻايل رواجي اسمن کان سواءِ گڏجاڻيءَ دوران باقي جيڪي به نُڪتا بحث مباحثي لاءِ پيش ڪيا ويندا آهن، انهن کي سنڌيءَ ۾ ’نوان اسم‘ چئبو آهي. نون اسمن سان گڏ لاڳاپيل ڪاغذ پڻ شامل ڪيا ويندا آهن. گڏجاڻيءَ جي ايجنڊا، ورڪنگ پيپر سميت شرڪت ڪندڙن ڏانهن گهٽ ۾ گهٽ ست (7) ڏينھن اڳ اُماڻڻ ضروري آهي.
• واڌو يا اضافي پيشنامو(Additional Agenda) :
’واڌو يا اضافي پيشنامو (ايجنڊا)‘ دراصل گڏجاڻيءَ جي ان ايجنڊا کي چيو ويندو آهي، جيڪا ميمبر صاحبن ڏانهن ورڪنگ پيپر ۽ ايجنڊاموڪلڻ کان پوءِ مرتب ڪئي ويندا آهي. جيئن ته قاعدي موجب گڏجاڻيءَ جي ايجنڊا ۽ ورڪنگ پيپر، گڏجاڻيءَ جي منعقد ٿيڻ کان گهٽ ۾ گهٽ ست (7) ڏينھن اڳ موڪليا ويندا آهن، ته جيئن شريڪ ٿيندڙ چڱيءَ طرح ايجنڊا پڙهي وٺن- پر جيڪڏهن گڏجاڻيءَ جي ايجنڊا اڳ ئي ميمبرن کي موڪليل آهي ۽ گڏجاڻيءَ دوران ڪي ٻيا اسم بحث لاءِ پيش ڪيا وڃن ته ان کي ’واڌو يا اضافي پيش نامو ايجندا‘ چيو ويندو آهي.
• حاضري(Attendance) :
ڪنھن به گڏجاڻيءَ ۾ شريڪ ٿيندڙن جي حاضري وٺڻ، گڏجاڻيءَ جي بنيادي قاعدن ۽ ضابطن ۾ اچي ٿو. ان لاءِ هڪ پني تي سمورن شرڪت ڪندڙن جا نالا، عھدا ۽ انهن جي سامهون صحي ڪئي ويندي آهي. اهڙي حاضري شيٽ ترتيب سان اڳواٽ تيار ڪئي ويندي آهي.
9. گڏجاڻيءَ جي ڪارروائي لکڻ لاءِ ضروري ڳالهيون:
• ڪارروائي لکندڙ وٽ ايجنڊا جي ڪاپي ۽ ورڪنگ پيپر ۾ موجود سمورا لاڳاپيل ڪاغذ هئڻ گهرجن.
• ڪارروائي لکڻ لاءِ ضروري آهي ته گڏجاڻيءَ ۾ ٿيل بحث مباحثي کي چڱيءَ طرح ٻُڌجي. سُٺو ٻڌڻ ۽ سمجهڻ سان ئي هڪ گڏجاڻيءَ جي بھترين ڪارروائي لکي سگهجي ٿي. ان لاءِ ميمبرن جي اجازت سان ’رڪارڊر‘ به استعمال ڪري سگهجي ٿو.
• هڪ ڪارروائي لکندڙ کي هر ڳالهه لِکڻ بجاءِ ٻُڌڻ ۽ سمجهڻ گهرجي ته جيئن ان کي بعد ۾ پنھنجن لفظن ۾ چڱيءَ طرح لکي سگهجي.
• ڪارروائي لکڻ لاءِ سادي، عام فھم ۽ تُز ٻولي استعمال ڪرڻ گهرجي. جيترو ممڪن ٿي سگهي، هر ڳالهه واضح لکڻ گهرجي.
• بحث مباحثي دوران هر ڳالهه لکڻ بجاءِ ڳالهين ۽ راين کي سھيڙي، ڳالهه جو تت لکڻ گهرجي.
• جيڪڏهن گڏجاڻيءَ ۾ ڪا پرزنٽيشن/ يا ڪنھن رٿ جو عملي مظاهرو پيش ڪيو ويو هجي ته ان ۾ شامل سموري مواد کي ڪارروائيءَ ۾ لکڻ بجاءِ ان جو مختصر طور ذڪر ڪرڻ گهرجي.
• ڪارروائيءَ ۾ صرف اهو ئي لکڻ گهرجي، جيڪو گڏجاڻيءَ دوران ڳالهايو ويو هجي، گڏجاڻيءَ کان پوءِ مليل معلومات کي ڪارروائيءَ جو حصو نٿو بڻائي سگهجي.
• گڏجاڻيءَ جي پُڄاڻيءَ کان جلدي پوءِ ڪارروائي لکڻ گهرجي ۽ ان ۾ گهڻا ڏينھن لڳائڻ نه گهرجن، ڇاڪاڻ ته گهڻن ڏينھن جي گذري وڃڻ کان پوءِ ڳالهيون ذهن مان نڪري وينديون آهن ۽ اهو عمل انتظامي نا اهلي ۽ ڪمن ڏانهن بي ڌيانيءَ جو اهڃاڻ سمجهي سگهجي ٿو.
• گڏجاڻيءَ دوران اڪثر ڪري هڪ ئي وقت تي گهڻا ميمبر ڳالهائڻ لڳندا آهن، ان صورت ۾ هڪ ڪارروائي لکندڙ کي گهرجي ته اهو ان بحث مان ڪم جي ڳالهه ڪڍي ۽ فيصلو لکي.
• ڪڏهن ڪڏهن ائين به ٿيندو آهي ته بحث دوران ميمبر هڪ اسم تي بحث ۽ فيصلي کان اڳ ئي ٻئي اسم تي بحث ڪرڻ شروع ڪندا آهن، ان صورت ۾ به هڪ ڪارروائي لکندڙ کي کپي ته اهو اسمن جي ترتيب کي ذهن ۾ رکي.
• بحث مباحثو ڪڏهن ڪڏهن طويل ٿي ويندو آهي، هڪ ڪارروائي لکندڙ کي ان طويل بحث مان ڪم جون ڳالهيون کڻي لکڻيون آهن.
• جيڪڏهن گڏجاڻي اسمن جي حساب سان ترتيب وار هلي ٿي ته ان صورت ۾ هڪ ڪارروائي لکندڙ کي مکيه نُڪتا نوٽ ڪرڻ ۾ آساني ٿيندي آهي. اهو گڏجاڻيءَ جي سربراهي ڪندڙ تي هوندو آهي ته اهو گڏجاڻيءَ کي ڪيئن ترتيب ۾ ٿو رکي.
• فيصلو ڪرڻ وقت جيڪڏهن ڪي ڳالهيون واضح نه آهن ته هڪ ڪارروائي لکندڙ کي گهرجي ته هو سربراهي ڪندڙ کان فيصلي بابت واضح نموني معلوم ڪري.
• گڏجاڻيءَ جي ڪارروائي لکندڙ کي، گڏجاڻيءَ جي سربراهي ڪندڙ جي ڀر ۾ ويھڻ گهرجي.
• ڪارروائي لکندڙ کي گهرجي ته گڏجاڻي دوران ورتل مکيه نُڪتن کي ڪارروائيءَ جي باقاعدي شڪل ڏيڻ کان اڳ گڏجاڻيءَ جي سربراهي ڪندڙ سان ايجنڊا تي صلاح مصلحت ڪري وٺي.
حوالا
1. https://www.todayifoundout.com/index.php/2012/11/why-meeting-notes-are-called-minutes/
2. https://en.wikipedia.org/wiki/Minutes
3. https://www.resourcecentre.org.uk/information/taking-minutes/
4. https://www.urduinc.com/english-dictionary/%DA%A9%D9%88%D8%B1%D9%85-meaning-in-urdu
5. https://www.resourcecentre.org.uk/information/taking-minutes/